等考一級：用好Excel共享工作簿提高工作效率

　　在Excel中，我們可以設(shè)置工作簿的共享來加快數(shù)據(jù)的錄入速度，而且在工作過程中還可以隨時查看各自所做的改動。當(dāng)多人一起在共享工作簿上工作時，Excel會自動保持信息不斷更新。在一個共享工作簿中，各個用戶可以輸入數(shù)據(jù)、插入行和列以及更改公式等，甚至還可以篩選出自己關(guān)心的數(shù)據(jù)，保留自己的視窗。

　　一、設(shè)置共享工作簿

　　我們可以先舉個例子：假設(shè)有甲乙丙丁四個用戶分工合作共同完成錄入操作，四人分別在001、002、003、004號機(jī)器上同時操作，這四臺機(jī)器都已經(jīng)與000號電腦通過網(wǎng)絡(luò)連接了起來，學(xué)生學(xué)籍資料信息2002.xls存放在000號機(jī)器的硬盤E:\上。

　　1、在“工具”菜單中單擊“共享工作簿”命令，然后單擊“編輯” 標(biāo)簽，如圖所示。

　　2、選擇“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”復(fù)選框，在“高級”標(biāo)簽中可以對“自動更新間隔”、“用戶間修訂沖突解決方法”以及“個人視圖屬性”等進(jìn)行設(shè)置，在通常情況下，“高級”標(biāo)簽中的各個參數(shù)可直接使用系統(tǒng)默認(rèn)值，然后單擊[確定]即可。

　　3、出現(xiàn)提示時，保存工作簿。

　　4、在“文件”菜單中單擊“另存為”，然后將共享工作簿保存在其他用戶可以訪問到的一個網(wǎng)絡(luò)資源上(如000號機(jī)器的E:\)。

　　二、使用共享工作簿

　　1、查看沖突日志

　　沖突日志在共享工作簿中，是為以前編輯時所作的更改保存的信息，信息包括每個更改的作者、進(jìn)行更改的時間和被更改的數(shù)據(jù)內(nèi)容等。

　　查看沖突日志有兩種方法：一是在工作表上將鼠標(biāo)箭頭停留在被修訂過的單元格上，突出顯示詳細(xì)的修改信息;二是在單獨(dú)的沖突日志工作表上羅列出每一處沖突，方法如下：

　　(1)在“工具”菜單中，選擇“修訂”子菜單，再單擊“突出顯示修訂”命令。

　　(2)選中“編輯時跟蹤修訂信息，同時共享工作簿”復(fù)選框，該復(fù)選框?qū)㈤_啟工作簿共享和沖突日志。

　　(3)選中“在屏幕上突出顯示修訂”復(fù)選框，這樣在工作表上進(jìn)行需要的修改后，Excel會以突出顯示的顏色標(biāo)記修改、插入或刪除的單元格。

　　(4)選中“在新工作表中顯示修訂”選項(xiàng)，將啟動沖突日志工作表。

　　(5)單擊[確定]按鈕，當(dāng)彈出對話框提示保存工作簿時，請?jiān)俅螁螕鬧確定]按鈕，保存工作簿。

　　2、合并工作簿

　　當(dāng)合并用戶需要獲得各自更改的共享工作簿的若干備份時，Excel需要共享工作簿的每個備份都保留有從創(chuàng)建備份之日到合并之日的所有沖突日志，同時如果天數(shù)超過指定的保留時間，就不能再合并備份。保險的辦法是將沖突日志保留足夠長的時間，或是輸入一個極大的天數(shù)，例如1000天。

　　合并工作簿具體操作如下：

　　(1)在欲合并的另一個工作簿文件之中，打開共享工作簿的備份。

　　(2)單擊“工具”菜單中的“合并工作簿”命令。

　　(3)如果有提示，請保存共享工作簿。

　　(4)在“將選定文件合并到當(dāng)前工作簿”對話框中，單擊包含有合并更改內(nèi)容的共享工作簿的某一個備份，然后單擊[確定]按鈕。

　　(5)重復(fù)第(2)步到第(4)步，直到共享工作簿的所有備份都被合并。

　　做好以上設(shè)置后，其他用戶都可以在自己的電腦中同時編輯、瀏覽約定的工作簿，同時000號操作員可以在自己的窗口中看到并管理所有用戶共享編輯這個工作簿。為方便實(shí)際操作，應(yīng)將每位用戶姓名更改為真名實(shí)姓，方法是：單擊“工具→選項(xiàng)→常規(guī)→用戶姓名→輸入姓名→確定”，這樣在打開“共享工作簿”彈出的對話框(如前圖所示)中便可正確顯示正在使用本工作薄的所有用戶姓名和開始使用時間。為了避免幾個用戶修改同一單元格的內(nèi)容，可以估計一下數(shù)據(jù)中的記錄數(shù)量，讓幾位用戶每人分配不同的錄入部分。比如讓甲從工作薄的第1條開始錄入，讓乙從工作薄的第200行開始……但應(yīng)注意在“共享工作簿”狀態(tài)下不能同時編輯批注和建立超鏈接，這兩項(xiàng)只能在不共享狀態(tài)下進(jìn)行。

　　提示��

　　1、如果需要取消共享工作簿，只需要在圖1的“編輯”標(biāo)簽中，清除“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”項(xiàng)即可，不過這將使其他用戶丟失所有未保存的修改。

　　2、對工作簿進(jìn)行共享設(shè)置后，可以由網(wǎng)絡(luò)上的多位用戶同時訪問和修改，為避免丟失修訂記錄，可以為工作簿指定一個密碼來保護(hù)共享，或保護(hù)其他工作表及工作簿特性，可作如下操作：

　　(1)單擊“工具”菜單的“保護(hù)”命令，從其子菜單中選擇“保護(hù)并共享工作簿”命令，彈出“保護(hù)共享工作簿”對話框。

　　(2)選中“以追蹤修訂方式共享”復(fù)選框，用這種方式就可以共享工作簿且避免丟失修訂記錄。如果希望其他用戶在關(guān)閉沖突日志或撤消工作簿共享狀態(tài)時輸入密碼，請?jiān)凇懊艽a”框中鍵入密碼，然后在出現(xiàn)提示時再次輸入以便確認(rèn)。為工作簿提供共享保護(hù)以后，其他用戶就不能撤消工作簿共享狀態(tài)或者關(guān)閉沖突日志了，除非知道正確的密碼。

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